Hotelmana-
gement via Software - super easy

Nur mit einer ausgefeilten und sorgfältig gepflegten Gästekartei können Sie Ihre Gäste umfassend verwöhnen. Unsere Gästekartei ist die Basis für:

• Die optimale und individuelle Betreuung des Gastes
• Zielgruppengerichtetes Marketing
• Die Prozessoptimierung im Hotelbetrieb.

Die Daten werden einerseits automatisiert generiert (Aufenthaltsdetails, Stammgast-Hierarchie, Buchungsverhalten), andererseits gibt es die Möglichkeit, abteilungsspezifisch individuelle Informationen zu hinterlegen (z. B. Vorlieben des Gastes). Mithilfe von individuellen Zusatzfeldern können die Gästedaten weiter strukturiert und ausgebaut werden.

Eine ausgefeilte Duplikatslogik verhindert, dass Gäste nicht doppelt im System angelegt werden und Ihre Datenbank sauber bleibt.

Geht es um die gezielte Ansprache von Personen aus der eigenen Gästekartei, ist die Hotelsoftware von ASA nach wie vor die beste Datenquelle.

Mithilfe ausgefeilter Filtermechanismen können zielgerichtete Aktionen gestartet werden, selbstverständlich mit Bordmitteln, aber auch über externe, spezialisierte Korrespondenzsystemen.

Eine Besonderheit ist dabei der Segmentierungsbereich in der Gästekartei, mit dessen Unterstützung die Zielgruppe optimal definiert und angesprochen werden kann.

Passend zu den Datenschutz-Anforderungen wurde das ASA-DSGVO-Paket zusammengestellt. Dieses Paket enthält wichtige Tools, Hotelsoftware-Anpassungen, Tipps und Dokumente, die die Umsetzung der DSGVO erleichtern:

• Duplikats-Cleaner
• Löschlogiken
• Mehrsprachige und vordefinierte Einwilligungserklärung für den Gast
• Datenschutz-Reiter
• Mustervorlagen und technische Empfehlungen

Weitere Infos finden Sie HIER.

Der Zimmerplan ist das Kernstück der Hotelverwaltung. Er ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf alle gästerelevanten Daten und Prozesse wie Reservierung, Check-in/Check-out, Zimmerwechsel, Abrechnung usw.

Mit einfachen Mausklicks werden auch komplexe Transaktionen wie Split, Zimmerwechsel, verschieben, verkürzen, verlängern von Aufenthalten u. v. a. m. automatisch durchgeführt. Die einfache Bedienbarkeit, die hohe Flexibilität und die gute Übersicht lassen auch bei höchsten Ansprüchen keine Wünsche offen.

Im Kategorieplan von ASA HOTEL werden die Summen der freien Zimmer pro Kategorie und Tag aufgelistet und diese auch je nach Auslastung farblich gekennzeichnet. Der untere Bereich des Kategorieplans beinhaltet verschiedene wichtige Kennzahlen pro Tag, die für die tägliche Verwaltung eines Beherbergungsbetriebes unverzichtbar sind. Mit Doppelklick auf dem Kategeorieplan öffnet sich der Reservierungsassistent, womit viele Zimmer einer Kategorie schnell und einfach gebucht werden können.

Zeit ist Geld – das wissen wir von ASA und bieten Ihnen deshalb die Möglichkeit zur schnellen und ausgefeilten Preis- und Angebotsverwaltung im Betrieb. Honeymoon Special, Beautyweekend für Zwei, Familienwoche mit Skipass – ASA HOTEL bildet alle Angebote ab.

Für die Rezeption stehen Assistenten und Auswahllisten zur Verfügung, damit sie auch bei vielen Angeboten den Überblick behält. Bei Anfragen oder Reservierungen werden nur jene Angebote angezeigt, die für den jeweiligen Gast in Frage kommen und den Buchungskonditionen entsprechen.

Wer möchte, kann auch auf die integrierte Revenue-Funktion zugreifen, mit deren Hilfe der Preis mit steigender Auslastung automatisch erhöht wird.

Die Schnittstelle zu ausgefeilten Korrespondenzsystemen von Drittanbietern ist bereits in der Basisversion enthalten und somit ohne Aufpreis verfügbar. Damit versenden Sie im Handumdrehen grafisch ansprechende Mails, etwa Reservierungsbestätigungen, Anfragenbeantwortungen, verkaufsfördernde Briefe und andere mehr.

Mit dem Web-Check-in von ASA können Daten, die der Gast selbst vorab in einem Portal eingetragen hat, direkt als Zimmergäste im System eingelesen werden.

Der Reservierungsassistent von ASA HOTEL spürt Reservierungslücken auf und füllt diese gezielt mit neuen Reservierungen.

Der Reservierungsassistent ist eine sinnvolle Ergänzung zum Zimmerplan. Seine wichtigsten Aufgaben sind:

• Vorauswahl der gesuchten Zimmer nach flexiblen Kriterien
• Erstellung einer Zimmer-Rangordnung, um Reservierungslücken zu vermeiden
• Angebots-Informationen in verschiedenen Sprachen (erleichtert die telefonische Auskunft)
• Anzeige aller in Frage kommenden Angebote (praktisch bei einer großen Angebotsauswahl)
• Einfache Reservierung von Aufenthalten für Reisegruppen

Mit den zahlreichen Listen von ASA HOTEL haben Sie alle anwesenden Gäste stets im Blick, Sie werden akkurat an Geburtstage Ihrer Gäste erinnert, der Zimmerstatus zeigt, ob das Housekeeping bereits dort war und mit den entsprechenden Anmerkungen zu den Anreisen vergessen Sie auch nicht, den gewünschten Blumenstrauß auf das Zimmer bringen zu lassen.

Reisegruppen

Anders als Familien oder Individualreisende braucht es für die Verwaltung von Reisegruppen-Buchungen eigene Mechanismen, angefangen beim Einlesen einer vom Reiseveranstalter vorab ausgefüllten Tabelle, bis hin zu den Besonderheiten der behördlichen Meldung oder unterschiedlicher Abrechnungsprozedere. Die Hotelsoftware von ASA deckt all diese Besonderheiten ab.

Kontingentverwaltung

Bei einem Kontingent wird einem (Firmen-)Kunden eine bestimmte Menge an Zimmern einer bestimmten Kategorie zugeteilt, wovon einzelne als konkrete Reservierung entnommen werden können. Durch die Angabe von Kontingent-Verfallstagen ändert sich laufend die Verfügbarkeit der Zimmer.

So praktisch die zahlreichen Analysemöglichkeiten im PMS sind, so sind sie meist doch an einen Arbeitsplatz oder einen Drucker gebunden. Deshalb gibt es die Möglichkeit, über ein Web-Interface auf alle Auswertungen zuzugreifen. Mit dem Tablet an der Bar oder dem Smartphone auf der Couch, die Analysen sind genau dort verfügbar, wo Sie sie benötigen.

Mit dem Aufgaben Tool können neue Aufgaben mobil angelegt und bereits angelegte Aufgaben bearbeitet werden.

Klassisches Szenario: Die Rezeptionistin Alexa erfährt, dass eine Glühbirne im Gang kaputt sei. Nun erstellt Alexa im Hotelprogramm für Hausmeister Krause eine neue Aufgabe. Der Hausmeister kann mit seinem Smartphone bequem alle Aufgaben ansehen, bearbeiten und neue hinzufügen. Um den Überblick zu behalten, filtert er nur nach Aufgaben, die ihm zugeteilt wurden. Er tauscht die Glühbirne und setzt die Aufgabe auf erledigt.

Ein Check-out birgt nicht selten Herausforderungen. Jeder Gast begleicht zwar sein Zimmer, aber der Schwiegervater möchte plötzlich den Champagner vom Vortag zahlen, dafür möchte seine Frau ihrer Mutter die Massage schenken … Wie auch immer: Mit ASA HOTEL können Sie diese Anforderungen mit Leichtigkeit umsetzen. Gerade im Bereich der Abrechnung zeigt unsere Software, dass sie für die Praxis entwickelt wurde.

Logis-Leistungen, Zusatzleistungen und Extras können jederzeit gebucht, umgebucht oder als Gast-Kontoauszug oder Rechnung zu Papier gebracht werden. Auch die typischen Abrechnungsformen bei Reisegruppen (gemeinsame Logis-Rechnung, Extras separat pro Zimmer) und Familien (eine einzige gemeinsame Rechnung für alle Zimmer) werden vollautomatisch unterstützt.

Zur Weiterverarbeitung der fiskalischen Daten können diese mittels Buchhaltungsexport von externen Systeme geholt und genutzt werden.

Im modernen Destinationsmarketing werden Vorteilskarten zur Gästebindung immer wichtiger. Unsere Hotelsoftware stellt verschiedenen Systemen die entsprechenden Gästedaten über Schnittstellen oder direkt zum Ausdrucken zur Verfügung. Diese Funktionen werden teilweise auch für die Ausstellung von Skipässen genutzt (z. B. Dolomiti Superski).

In einer Hotelsoftware sammeln sich Informationen aus verschiedenen Bereichen. Diese gilt es mit intelligenten Datenmodellen und optimierten Abläufen für die tägliche Arbeit aufzubereiten. Die Kunst ist es, aus diesen Daten möglichst aussagekräftige Schlussfolgerungen zu ziehen, die es dem Management ermöglichen, klar fundierte Entscheidungen zu treffen.

Manager Report

Im Manager Report werden tagesaktuelle Umsatzzahlen im Vergleich zu den Zahlen des aktuellen Monats und des aktuellen Jahres angeführt und mit den entsprechenden Zahlen des Vorjahrs verglichen. Das Ergebnis sind umfassende Analysen, die alle wichtigen Kennzahlen des Hotels beinhalten: TRevPOR, TRevPAR, RevPAR, ARR, Occupation Rate, Umsätze usw. – alles mit Vergleichswerten des Vorjahrs.

Benchmark

Im Bereich Benchmark werden Daten für (überbetriebliche) Vergleichszwecke aufbereitet. Als Datenbasis dienen die Tagesumsätze, die unter anderem folgende Informationen beinhalten:

• Umsatz nach Verpflegung
• Umsatz nach Personengruppe
• Auslastung nach Verpflegung
• Auslastung nach Personengruppe

Die Zimmerauslastung pro Woche und Monat mit Vorjahresvergleich veranschaulicht, wie weit das Hotel seine Auslastungsziele erreicht hat.

Die Buchungsvorschau unterstützt das Hotelmanagement dabei, zukunftsbezogene Entscheidungen in der Preispolitik zu treffen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Rohdaten über das System externen Benchmarking-Systeme zu übermitteln.

ASA HOTEL bietet eine bis ins kleinste Detail differenzierende Verwaltung von Benutzerrechten (wer darf was sehen, bearbeiten, löschen, drucken usw.). Die im Rahmen des Sicherheitsmanagements vorgesehenen Möglichkeiten haben aber auch noch einen praktischen Nebeneffekt, sie ermöglichen es – als kleinen Beitrag zur Benutzungsfreundlichkeit –, all jene Funktionen zu verstecken, die der jeweilige Arbeitsplatz nicht benötigt. So können alle Mitglieder des Teams mit einem maximal smarten User-Interface arbeiten.